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ES MUY IMPORTANTE UNA POLÍTICA DE VIAJES

 

Una función esencial del gestor de viajes es redactar, o poner al día, la Política de Viajes de la empresa. Además, debe comunicarla a toda la organización y velar por su cumplimiento. El Travel Manager  debe creer, fervientemente, en cada uno de los apartados de esta política.

“La función básica del Travel Manager  de una empresa, es rentabilizar al máximo el presupuesto de viajes de la compañía sin que eso suponga minimizar la calidad de los mismos y, por supuesto, teniendo siempre presentes las directrices de la Política de Viajes” dice al respecto Enrique de Juan, SSD G&S Spain Manager de Danone S.A. (Travel Manager, julio-agosto, 2010. Pág. 12).

Está claro que el Travel Manager  puede ser, o no, el responsable directo de hacer esta política. En todo caso, de lo que no cabe la menor duda es que es el más fiel fanático de ella. “Si tiene la oportunidad de participar en la creación o en la actualización de ésta, -señala Enrique de Juan- debe aportar una visión de ahorro y servicio al viajero”.

La redacción o actualización de la Política de Viajes no es una tarea fácil. Debe elaborarse según el perfil de los viajes de la empresa y las directrices de la Dirección General. Es básico saber quiénes son los que viajan, cuáles son los principales destinos, con qué presupuesto se cuenta, cuáles son los métodos de pago y los acuerdos vigentes con los proveedores, entre otros requisitos. Luego, hay que trazar la estrategia de los desplazamientos, que debe estar siempre acorde con las necesidades y los objetivos de la compañía.

La Política de Viajes es el mapa del tesoro del gestor de viajes corporativo. Es un documento con tres tendencias marcadas: el servicio al viajero, el interés empresarial y una visión de ahorro.

“La regla de oro de un buen Travel Manager es simple: piensa que el coste del viaje lo vas a pagar tú y actúa en consecuencia”, dice Enrique de Juan. El Travel Manager anima, defiende y lidera esta Política de Viajes, aunque cuenta con el apoyo de la mayoría de los departamentos de la empresa; como Finanzas, Marketing y Recursos Humanos, que también se ven involucrados en su elaboración y puesta al día.

Todos deben tener muy claro que, efectivamente, un Viaje de Negocios es una oportunidad para mejorar la posición de la empresa en un determinado mercado, e incluso, con el tiempo, debe servir para consolidar e incrementar sus beneficios; por lo tanto, la comodidad y seguridad de los colaboradores —“embajadores empresariales” en numerosas ocasiones— debe ser una prioridad para garantizar el éxito de la misión.

CTS ayuda a la gestión, en conjunto con la empresa, de una Política de Viajes clara y precisa, alineada a sus necesidades. 

rec-ami

 

 

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